Sobald das OSITRON CTI Outlook Add-In aktiviert ist, werden bei Anrufen aufgrund der Rufnummer der Gegenstelle und der für die Suche aktivierten Kontaktordner automatisch die entsprechenden Kontaktinformationen im OSITRON CTI Statusfenster angezeigt. Außerdem werden die Kontaktinformationen im OSITRON CTI Journal im Feld Teilnehmer protokolliert.
Sie finden Die Konfiguration des OSITRON CTI Outlook AddIn in Outlook über Datei – Optionen – Add-ins. Markieren Sie in der AddIn Liste das OSITRON Outlook AddIn und klicken Sie auf den oben befindlichen Button Add-In-Optionen….
Der Dialog der OSITRON CTI Outlook AddIn Optionen beinhaltet alle Konfigurationsmöglichkeiten hinsichtlich eingehender und ausgehender Anrufe, der Kontaktsuche sowie dem Outlook Telefonie-Journal.
Im Bereich Eingehende Anrufe können Sie einstellen, welche Aktionen bei eingehenden Anrufen stattfinden sollen. Im linken Bereich haben Sie zur Auswahl, ob bei eingehenden Anrufen auf Basis der Rufnummer der Gegenstelle der entsprechende Kontakt entweder nicht geöffnet wird, ob er erst nach Bestätigung geöffnet werden soll oder ob er automatisch geöffnet werden soll. Möglich ist dies natürlich nur, wenn die Rufnummer der Gegenstelle im entsprechenden Kontakt hinterlegt ist. Im rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit, einen aufgrund der signalisierten Rufnummer keinem zuzuordnenden Outlook-Kontakt erstellen zu lassen. Außerdem können Sie an dieser Stelle einstellen, ob der durch den Anruf geöffnete Kontaktdialog automatisch geschlossen werden soll, wenn der entsprechende Anruf beendet wurde. Auch lässt sich hier einstellen, ob für eingehende Anrufe eine Protokollierung in das ausgewählte Journal durchgeführt werden soll. Im weiter unten beschriebenen Bereich Telefonie Journal wird unter anderem erläutert, wie Sie ein bestimmtes Outlook-Journal hierfür auswählen können.
Die Optionen, die Sie unter Ausgehenden Anrufen vorfinden, beziehen sich natürlich nur auf ausgehende Anrufe und enthalten entsprechen die gleichen Konfigurationsmöglichkeiten wie unter Eingehende Anrufe. Für die ausgehenden Anrufen können Sie zusätzlich noch definieren, ob vor der Wahl über das CTI Outlook Add-In ein Bestätigungsdialog folgen soll oder nicht.
Im Bereich Kontakte suchen können Sie definieren, ob nur ausgewählte Outlook-Kontaktordner zur Kontaktidentifizierung herangezogen werden soll oder aber alle vorhandenen Kontaktordner. Dies betrifft auch eventuell vorhandene öffentliche Kontaktordner. Wenn Sie nur Ausgewählte Kontaktordner durchsuchen aktiviert haben, können Sie über die nebenstehenden Schaltfläche die Kontaktordner auswählen, welche für die Kontaktidentifizierung herangezogen werden und in welchem Kontaktordner neue Kontakte angelegt werden sollen, sollte die entsprechende Option im Bereich Ein- bzw. Ausgehende Anrufe aktiviert sein. Die Erweiterte Suche ist ein Begriff aus dem Outlook Object Model. Ohne die erweitere Suche ruft das CTI Outlook Add-In eine einfache Find()-Funktion für die Suche nach Kontakten aus. Die erweiterte Suche ruft eine asynchrone Abfrage auf. Die erweiterte Suche bietet sich bei großen Mengen von Kontakten an. Die einfache Suche ist bei kleinen Kontaktmengen schneller. Sie können im Bereich Kontakte suchen zudem einstellen, ob für die Kontaktidentifizierung nur externe Rufnummern verwendet werden oder ob auch interne Rufnummern für die Auflösung beachtet werden sollen.
Im Bereich Telefonie Journal können Sie Einstellungen zur Führung von Gesprächen im Outlook Journal einstellen. Die Schaltfläche Journalordner festlegen befähigt Sie, einen der im Outlook vorhandenen Kontakteordner auszuwählen, welcher für die Protokollierung von Anrufen verwendet wird. Sie haben weiterhin über das Kontrollkästchen „Nur für externe Anrufe führen“ die Möglichkeit, die Outlook-Journalführung nur bei externen Anrufen zu verwenden. Im unteren Bereich können Sie einstellen, wie alt Outlook-Journaleinträge, die über das CTI Add-In generiert wurden, mindestens sein müssen, damit diese entfernt werden. Der Eintrag 0 würde das automatische Löschen älterer Journaleinträge deaktivieren. Zusätzlich können Sie für diesen Vorgang über das Kontrollkästchen Nach Bestätigung definieren, ob vor dem Löschen älterer Einträge ein Bestätigungsdialog erfolgen soll.
Unter dem Bereich Sonstiges können Sie optional Standard Kategorien und Benutzer Formulare konfigurieren. Die Standard Kategorien können Sie dafür verwenden, damit bestimmte Kontakteinträge oder Journaleinträge besonders hervorgehoben werden. Möglich ist dies im CTI Outlook Add-In für nicht gefundene und über das Add-In automatisch erstellte und für nicht gefundene, aber in einer eventuell angebundenen Telefonbuch-CD gefundene Kontakte. Dies betrifft auch Journaleinträge, welche anhand solcher Kontakte erstellt wurden. Sie können Standard-Outlook-Formulare über den Dialog Benutzerdefinierte Formulare mit angepassten Formularen ergänzen, um die Ansicht zu optimieren. Deaktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen Alle bestehenden Formulare und Ansichten behalten und aktivieren Sie die Formulare, welche mit Formularoptimierungen ergänzt werden sollen.
