Serienfaxversand

Der folgende Artikel beschreibt die Vorgehensweise zum Versand von Serienfaxen. Die Anleitung basiert auf der Verwendung von Microsoft Office 2010 und kann daher zu anderen Office Versionen leicht abweichen.

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1.Starten Sie Microsoft Excel.
2.Markieren Sie über Strg + A" sätmliche Zellen. Führen Sie nun einen rechtsklick auf eine Zelle aus und klicken Sie auf Zellen formatieren.
3.Ändern Sie unter dem reiter Zahlen die Kategorie auf Text. Bestätigen Sie anschließend den Dialog mit OK.
4.Füllen Sie nun die Tabelle mit den Kundendaten. Relevant sind die Spalten Faxnummer und virtuelle Domäne. Legen Sie weiterhin eine Spaltenüberschrift an für zusammengeführte Rufnummer. Ziel ist es, die virtuelle eMail Domäne an die Faxnummer anzuhängen, um so den Faxversand zu ermöglichen.
5.Markieren Sie nun die Spalte, die Sie für die zusammengeführte Rufnummer vorgesehen haben. Öffnen Sie über einen rechtsklick das Menü Zellen formatieren.
6.Ändern Sie nun die Kategorie auf Standard.
7.Klicken Sie in das erste Datenfeld der Spalte zusammengeführte Rufnummer. Tragen Sie nun folgende Syntax ein: =(

Wählen Sie nun mittels der Maus zuerst das Feld für Faxnummer aus. Fügen Sie anschließend ein kaufmännisches Und Zeichen ein (& - Tastenkombination Shift + 6). Klicken Sie nun erneut mit der Maus auf das Feld für die virtuelle Domäne. Schließen Sie die Formel über eine schließende Klammer ab. In unserem Beispiel lautet die Formel: =(C3&D4). Bestätigen Sie Ihre Eingabe über einen Tastendruck auf Enter.

8.Sie haben nun die Möglichkeit das neu erstelle Feld herunterzuziehen. Gehen Sie dazu mit der Maus auf das untere rechte Viereck der Zelle, und ziehen Sie dieses so weit runter wie Datenzeilen vorhanden sind.
9.Die Spalte zusammengeführte Rufnummer ist nun gefüllt. An die Faxnummer wurde die virtuelle Domäne angehangen.
10.Speichern Sie die Excel Mappe.
11.Öffnen Sie Microsoft Word. Wechseln Sie in die Registerkarte Sendungen. Klicken Sie aufSeriendruck starten und wählen Sie im Kontextmenü Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anwesungen....
12.Es öffnet sich auf der rechten Seite der Seriendruckassistent. Wählen Sie als Dokumenttyp E-Mail-Nachrichten aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Weiter: Dokument wird gestartet.
13.Wählen Sie im Schritt 2 aus, welches Dokument verfaxt werden soll. In unserem Beispiel verwenden wir das aktuelle Dokument. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter: Emüfänger wählen.
14.Wählen Sie nun die Empfänger aus. Klicken Sie hierzu auf Durchsuchen.
15.Öffnen Sie nun im sich geöffneten Fenster Datenquelle auswählen die zuvor erstellte Excel-Mappe.
16.Wählen Sie im Fenster Tabelle auswählen Tabelle1$ aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
17.Der folgende Dialog zeigt die ausgewählten Datensätze der Excel Datei. Sie haben die Möglichkeit nach Duplikaten zu suchen, oder auch Datensätze durch entfernen des Hakens auf inaktiv zu setzen. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.
18.Klicken Sie im Seriendruckassistenten auf Weiter: Schreiben Sie Ihre E-Mail.
19.In Schritt 4 haben Sie nun die Möglichkeit Ihr Fax zu verfassen. Haben Sie dies getan, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Weiter: Vorschau auf Ihre E-Mail-Nachrichten.
20.Sie sehen nun die Vorschau auf Ihre E-Mail-Nachricht. Bestätigen Sie den Dialog mit Weiter: Seriendruck beenden.
21.Klicken Sie nun unter der Überschrift Zusammenführen auf E-Mail....
22.Wählen Sie unter dem Punkt Zu: die Spalte aus, unter der die zusammengeführte Faxnummer geschrieben wurde. In unserem Beispiel zusammengeführe Rufnummer.
23.Definieren Sie des weiteren eine Betreffzeile. Über die Schaltfläche OK wird der Serienfaxversand gestartet.
24.In den Gesendeten Objekten Ihres Outlook werden die versendeten Faxdateien geführt.
Ihre Nachricht wurde versendet. Vielen Dank für Ihr Feedback!

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