Bei den Office Anwendungen von Microsoft steht vor allem Outlook für die Kommunikation und Word für das Verfassen von Dokumenten im Vordergrund. Für beide Anwendungen bieten die OSITRON Produkte eine Reihe von zusätzlichen Leistungsmerkmalen, die die Kommunikation und die Verwaltung von Dokumenten erleichtern.

Microsoft Outlook

Vorteile und Funktionen von OSITRON CTI/UMS/CRM bei der Verwendung in Outlook

1. Telefonverbindung zu einem Kontakt aufbauen

Direktes Telefonieren aus dem Outlook – Kontakt heraus ist durch die bereits vorhandene TAPI – Unterstützung in Outlook möglich. Für diese Funktion ist kein AddIn nötig, da Outlook TAPI direkt unterstützt. OSITRON CTI stellt die TAPI im Netzwerk zur Verfügung. Die Anbindung an die Telefonanlage erfolgt über den zentralen CTI-Server.

OSITRON TAPI im Netzwerk

2. Kontakt zum Telefonat öffnen

Für abgehende und kommende Verbindungen können sie sich automatisch den zur Rufnummer zugehörigen Kontakt öffnen lassen oder diese auch manuell öffnen.

Für diese Funktion ist der Outlook CTI AddIn erforderlich. Dieser wird mit OSITRON CTI am Arbeitsplatz installiert und steht sofort zur Verfügung. Der AddIn erweitert Outlook um die Anrufer – Identifikation bei abgehenden und auch bei eingehenden Gesprächen.

Die Kontaktsuche steht auch für Öffentliche Ordner bei Einsatz eines Exchange – Servers zur Verfügung.

Der AddIn bietet vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten und kann an Ihre Anforderungen undividuell angepasst werden.

3. Anzeige des Outlook Kontakts in CTI

Sehen Sie im CTI – Verbindungsstatus die Informationen zu Ihrem Outlook Kontakt. Dies funktioniert für ankommende und für abgehende Verbindungen. Für diese Funktion ist keine AddIn nötig. OSITRON CTI besitz am CTI Server eine zentrale Datenbank, in der auch alle Kontakte gespeichert werden können. Durch einen Synchronisations – Funktion mit Outlook – Kontakten ist es möglich diese in CTI zu speichern. Die Kontaktinformationen stehen dann allen CTI – Benutzern im Netz zur Verfügung.

Outlook – Kontakte synchronisieren

Der Name des Kontakts und weitere Infos stehen dann im CTI – Verbindungsstatus zur Verfügung, selbst dann, wenn Outlook gar nicht gestartet ist. Selbst wenn der Arbeitsplatz – PC nicht gestartet war, erscheint der Name des Anrufers in der Liste der Anrufer bei Abwesenheit, da die Zuordnung des Outlook – Kontakts zur Rufnummer vom zentralen CTI – Server übernommen wird.

4. Telefongespräche im Outlook Kalender anzeigen

OSITRON CRM beinhaltet eine Termin- und Kalenderverwaltung. Neben der Synchronisation des Kalenders mit Outlook und über den iCalendar – Standard können auch alle Telefonate und geplante Telefonate als Termin im Kalender angezeigt werden.

Persönliche Kalender

Alle Telefon-Ereignisse werden automatisch im System gespeichert. CRM verfügt über eine Funktion diese als Termine in einem eigenen Kalender anzuzeigen. Dieser Kalender kann in Outlook über den WEB-Server von CRM im iCalender-Format importiert und synchronisiert werden.

Im Ergebnis sehen Sie alle Telefonate als Termin in einem eigenen Outlook Kalender.

Die in CRM verfügbare Kalender-Funktion stellt drei verschiedene Kalender bereit:

Liste der Kalender

Persönlicher Kalender

Der Kalender mit Standard- Terminen, Erinnerungsfunktion und Kontakt-Zuordnung.

Persönliches Journal

Das persönliche Journale mit allen Kommunikationsvorgängen in Kalender-Darstellung.

Wiedervorlagen

Alle geplanten Anrufe in Kalender-Darstellung.

5. Zum letzten Telefonat E-Mail über Outlook versenden

Alle Kommunikationsvorgänge werden im Journal gespeichert und der Kontakt anhand der Rufnummer dem Eintrag zugeordnet. So kann am Ende des Gesprächs der Eintrag im Journal selektiert werden. Ist dem Kontakt eine E-Mail zugeordnet, so kann über den Bezug zum Kontakt die E-Mail Adresse ermittelt werden.

Nun kann über das Menü direkt die Funktion E-Mail senden ausgeführt werden. Über den zugeordneten Kontakt kann an die hinterlegte E-Mail eine Nachricht verfasst werden. Der Dialog zum Senden einer Nachricht wird direkt in Outlook geöffnet. Lästiges Suchen der passenden E-Mail entfällt.

6. E-Mail in Outlook zum Kontakt in CRM speichern

Die Anwendung OSITRON CRM enthält eine Dokumenten-Verwaltung auf Basis eines SQL-Servers. Ausgesuchte E-Mails (Korrespondenz, Angebote, Anfragen usw.) können direkt in Outlook über ein AddIn in der Datenbank abgelegt werden. Da der Kontakt systemweit für alle Benutzer sichtbar ist, werden auch die Dokumente zum Kontakt für alle Benutzer verfügbar.

Schaltflächen im CRM Ribbon für Outlook

Eine Taste im Toolbar führt die Funktion aus und sucht anhand der E-Mail Adresse den passenden Kontakt und Speichert die E-Mail in der Datenbank.

Sie sehen also zu jedem Kontakt systemweit nicht nur die Kommunikationsvorgänge mit dem Kontakt, sondern auch die zum Kontakt gespeicherte Korrespondenz. Lästige Suche in Outlook an jedem Arbeitsplatz entfällt. Jeder Benutzer kann von seinem Arbeitsplatz aus die gespeicherte Korrespondenz mit dem Kontakt einsehen.

7. Telefax als E-Mail in Outlook empfangen

CRM beinhaltet auch das UMS – System. Empfangene Faxe werden als E-Mail in Outlook bereitgestellt.

Outlook wird über eine lokales Konto direkt mit dem UMS – Server per SMTP und POP3 verbunden verbunden. Die SMTP- und POP3-Server werden von UMS im lokalen Netz bereitgestellt. Sie empfangen ein FAX als angehängtes PDF-Dokument direkt in Outlook.

Bei Einsatz eines Exchange-Server oder eines anderen E-Mail Server kann UMS als „Smart-Host“ eingesetzt werden. Empfangene Faxe werden direkt über den Exchange Server an den Benutzer gesendet. Eine Konfiguration des zusätzlichen Kontos am Arbeitsplatz entfällt.

8. Telefax über Outlook versenden

Wie beim Empfang vorstehend beschrieben, läßt sich natürlich auch ein Telefax per Outlook versenden. Die Konfiguration ist identisch über das lokale Konto oder über einen Exchange / E-Mail – Server.

Die Installation eines UMS Client ist nicht zwingend erforderlich. HTML-E-Mails und angehängte PDF-Dokumente werden ohne weiteres konvertiert und als Telefax versandt.

Wird optional der UMS Client installiert, steht ein Telefax-Druckertreiber zur Verfügung. So kann ein Fax aus jeder Anwendung über die Druck-Funktion gesendet werden.

9. Termine nach Outlook exportieren

Termine, die bereits in CRM erfasst wurden, können durch eine einfache und übersichtliche Funktion nach Outlook exportiert werden.

10. Termin aus Outlook importieren

Termine, die bereits in Outlook erfasst wurden, können durch eine einfache und übersichtliche Funktion in den OSITRON CRM – Kalender importiert werden.

Vorteile und Funktionen von OSITRON CTI/UMS/CRM bei der Verwendung in Word

1. Dokumente zu einem Kontakt speichern

OSITRON CRM beinhaltet ein Dokumenten-Verwaltungssystem um alle Kommunikationsvorgänge zu einem Kontakt in der Datenbank zu speichern und dem Kontakt zuzuordnen. Durch die zentrale Ablage in der Datenbank am CRM – Server ist der Zugriff auf die Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus möglich.

Schaltflächen im CRM Ribbon für Word

Natürlich können auch Briefe und Dokumente, die in Word verfasst sind, automatisch dem Kontakt zugeordnet werden. Hierzu stelle CRM für Word einen Add-In bereit, der zusätzliche Schaltflächen anbietet um Dokumente einem Kontakt zuzuordnen und in CRM zu speichern.

Darüberhinaus können auch Serienbriefe mit CRM Kontakten verknüpft werden und die Serienbrief-Funktion von Word verwendet werden. Zu diesem Zweck stellt die CRM – Datenbank eine eigene Sicht (View) für die Verknüpfung bereit. Über den Assistenten in dem Add-In kann die CRM-Datenbank direkt verknüpft werden.

2. Vorlagen für Dokumente und E-Mails hinterlegen

Es können nicht nur Dokumente sondern auch Vorlagen in der CRM-Datenbank hinterlegt werden. Diese Vortlagen können zum Verfassen von E-Mail- oder Telefax-Nachrichten oder auch zum Schreiben eines Word – Briefes verwendet werden.

Bei Auswahl eines Kontaktes in der CRM – Benutzeroberfläche kann so mit Auswahl einer Vorlage eine Nachricht schnell und einfach erstellt werden. Word Serienbrief-Felder werden bei diesem Vorgang automatisch mit den Kontakt-Daten verknüpft.

Auch die Vorlagen werden zentral in der Datenbank am CRM Server abgelegt und stehen jedem Arbeitsplatz zur Verfügung.