Adressbuch aus Excel

Diese musterhafte Anleitung beschreibt die Anbindung von Adressdatenbestände aus einer Microsoft Excel-Tabelle als OSITRON zentrales Adressbuch sowie Client Benutzeradressbuch.


Das Adressbuch stellt am Client Kontaktinformationen in einer Adressbuchansicht dar.

Es wird hierbei davon ausgegangen, dass es eine Excel Tabelle gibt. Die Anbindung eines Adressbuches an OSITRON geschieht grundsätzlich über die Microsoft ODBC-Schnittstelle, so dass auf dem Computer, auf dem die Anbindung stattfinden soll, ein entsprechender ODBC-Treiber installiert sein muss. Auf den herkömmlichen Windows-Betriebssystemen ist bereits ein ODBC-Treiber für Excel vorinstalliert.

Weitere Informationen zu Microsofts ODBC-Schnittstelle erhalten Sie unter der Internetseite http://support.microsoft.com/kb/110093.


Zentrale Anbindung am Server

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1.

Um Ihre in Excel geführten Adressinformationen importieren zu können, müssen diese im vorhinein formatiert werden. Öffnen Sie hierzu Ihre Excel Datei. Markieren Sie anschließend über Strg + A den gesamten Inhalt. Klicken Sie anschließend über einen Rechtsklickt auf den Punkt Zellen formatieren.

2.

Navigieren Sie im links befindlichen Menü nun auf den Punkt Text. Bestätigen Sie anschließend Ihre Auswahl über die Taste OK.

Der gesamten Tabelleninhalt ist somit als Text formatiert.
3.

Markieren Sie nun die von Ihnen geführten Spalten in Excel. Sie müssen diesen nun einen Bereichsnamen geben. Tragen Sie diesen oben links im Feldnamen ein. In unserem Beispiel wurde hier der Name Kunde gewählt.

4.

Öffnen Sie nun die OSITRON Verwaltungskonsole. Navigieren Sie über einen Rechtsklick auf den Servernamen in das Menü Adressbuch.

5.

Klicken Sie im nun geöffneten Datenbank Dialog auf die Schaltfläche Neu.

6.

Wechseln Sie in die Registerkarte Computerdatenquelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

7.

Markieren Sie als Datenquellentyp den Punkt Systemdatenquelle. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche Weiter.

8.

Wählen Sie im folgenden Dialog als Treiber den Microsoft Excel Driver aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter.

9.

Ihnen wird nun eine Zusammenfassung angezeigt. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Fertig stellen.

10.

Geben Sie einen Datenquellennamen sowie eine Beschreibung ein. Klicken Sie anschließend auf Arbeitsmappe auswählen....

11.

Im Dialog Arbeitsmappe wählen, müssen Sie nun die von Ihnen abgelegte Excel-Datei anbinden. Navigieren Sie dafür in das Verzeichnis in dem Sie Ihre Excel-Tabelle abgelegt haben, und wählen Sie diese aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OK.

12.

Sie gelangen nun wieder in den zuvor gesehen ODBC-Setup Dialog welcher jetzt auch die von Ihnen ausgewählte Arbeitsmappe enthält. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

13.

Die Computerdatenquelle wurde nun erfolgreich eingerichtet. Markieren Sie den Datenquellennamen und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

14.

Wählen Sie im anschließend im Datenbankdialog den Bereichsnamen welcher unter Schritt 3. festgelegt wurde. In unserem Beispiel ist das der Bereich Kunde.

15.

Sie müssen nun die Spalteninformationen ihrer Bedeutung zuordnen. Markieren Sie hierzu die rechtsbefindliche Zeile und den linksbefindlichen Feldnamen. Klicken Sie anschließend auf Zuordnen.

16.

Haben Sie alle Informationen zugeordnet, bestätigen Sie Ihre Zuordnung über OK.

17.

Markieren Sie die Datenbank welche in den oberen Schritten angelegt wurde. Besätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK.


Lokale Anbindung am Client

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1.

Starten Sie das OSITRON CTI Control Center. Öffnen Sie über einen Rechtsklick das Kontextmenü und wählen Sie den Punkt Adressbuch... Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen.

2.

Wechseln Sie in die Registerkarte Computerdatenquelle und klicken Sie auf die Schaltfläche Neu.

3.

Markieren Sie als Datenquellentyp den Punkt Systemdatenquelle. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche Weiter.

4.

Wählen Sie im folgenden Dialog als Treiber den Microsoft Excel Driver aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Weiter.

5.

Ihnen wird nun eine Zusammenfassung angezeigt. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Fertig stellen.

6.

Geben Sie einen Datenquellennamen sowie eine Beschreibung ein. Klicken Sie anschließend auf Arbeitsmappe auswählen....

7.

Im Dialog Arbeitsmappe wählen, müssen Sie nun die von Ihnen abgelegte Excel-Datei anbinden. Navigieren Sie dafür in das Verzeichnis in dem Sie Ihre Excel-Tabelle abgelegt haben, und wählen Sie diese aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OK.

8.

Sie gelangen nun wieder in den zuvor gesehen ODBC-Setup Dialog welcher jetzt auch die von Ihnen ausgewählte Arbeitsmappe enthält. Bestätigen Sie den Dialog mit OK.

9.

Die Computerdatenquelle wurde nun erfolgreich eingerichtet. Markieren Sie den Datenquellennamen und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

10.

Wählen Sie im anschließend im Datenbankdialog den Bereichsnamen welcher unter Schritt 3. festgelegt wurde. In unserem Beispiel ist das der Bereich Kunde.

11.

Sie müssen nun die Spalteninformationen ihrer Bedeutung zuordnen. Markieren Sie hierzu die rechtsbefindliche Zeile und den linksbefindlichen Feldnamen. Klicken Sie anschließend auf Zuordnen.

12.

Haben Sie alle Informationen zugeordnet, bestätigen Sie Ihre Zuordnung über OK.

13.

Markieren Sie die Datenbank welche in den oberen Schritten angelegt wurde. Besätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK.

14.

Speichern Sie abschließend Ihre Adressbuchkonfiguration und bestätigen Sie dies über die Schaltfläche Speichern.

15.

In dem Adressbuchauswahldialog wird nun die eingerichtete Excel-Datenquelle aufgeführt. Über vorne stehenden Haken kann diese aktiviert werden.

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